8 Produktivitäts-Tools, die ich täglich nutze

Es gibt eine Frage, die mir sehr oft gestellt wird: „Welche Tools nutzt du eigentlich jeden Tag?”

Das sind die Tools, auf die ich mich persönlich verlasse, um produktiv und kreativ zu bleiben – und wenn du KI ebenfalls in deinem Workflow einsetzt, ist mein Leitfaden zum Thema Prompt Engineering ein guter Einstieg.

Hier ist es also – mein komplettes tägliches Toolkit, aufgeschlüsselt danach, was jedes Tool tatsächlich für mich leistet und warum ich mich für es statt für die Alternativen entschieden habe.

Planung & Aufgabenmanagement: Akiflow

Jeder Morgen beginnt auf die gleiche Weise: Ich öffne Akiflow und plane meinen Tag.

Akiflow ist ein Tagesplaner, der Aufgaben aus vielen Integrationen in einer universellen Inbox zusammenführt. Die Grundidee ist einfach – anstatt viele Kalender, Aufgaben in Notion und fünf weitere Apps zu prüfen, um herauszufinden, was heute ansteht, fließt alles an einen Ort. Von dort aus ziehe ich Aufgaben als Zeitblöcke in meinen Kalender.

Was Akiflow von einer normalen To-do-Liste unterscheidet, ist die Geschwindigkeit. Es ist tastaturorientiert. Drück Cmd+K, tippe ein, was du brauchst, und fertig. Kein Klicken durch Menüs, kein Wechseln zwischen Apps. Wenn du einmal tastaturgesteuert arbeitest, willst du nicht mehr zurück.

Das Feature, das mich aber überzeugt hat, ist die WhatsApp-Integration. Ich bekomme ständig Nachrichten von Kunden, Partnern und Teammitgliedern über WhatsApp. Mit Akiflow kann ich jede WhatsApp-Nachricht mit einem Tipp in eine Aufgabe verwandeln – sie landet in meiner Inbox, ich blocke Zeit dafür ein, und sie geht nicht im Chat-Verlauf verloren. Für jemanden, der über mehrere Zeitzonen und Kommunikationskanäle hinweg arbeitet, ist das ein echter Game Changer. Kein „Ich habe vergessen, auf die Nachricht von letzter Woche zu reagieren” mehr.

Ich kombiniere Akiflow mit einem einfachen täglichen Ritual: 10 Minuten am Morgen, um die Inbox zu verarbeiten und meinen Kalender zu blocken, 5 Minuten am Abend, um zu prüfen, was erledigt wurde, und unerledigte Punkte auf morgen zu verschieben.

Wissen & Notizen: Notion

Notion ist mein Langzeitgedächtnis. Während Akiflow das verwaltet, was ich heute erledigen muss, speichert Notion alles, was ich weiß und mir merken muss oder alles, was ich für mich nachverfolgen und organisieren möchte.

Ich nutze es für Blogpost-Entwürfe, Outlines für Konferenzvorträge, Finanz- und Zieltracking, Projektdokumentation, Meeting-Notizen und persönliches Wissensmanagement. Die Datenbank-Funktion ist unglaublich mächtig – ebenso wie die Integration in andere Tools wie Akiflow oder n8n.

Der Schlüssel, um Notion zum Laufen zu bringen, ist, nicht zu versuchen, von Anfang an das perfekte System aufzubauen. Ich habe mit einer einfachen Seite für Notizen begonnen und die Struktur organisch wachsen lassen. Heute ist es strukturierter, aber das ist nur passiert, weil ich es täglich genutzt und verfeinert habe, was ich tatsächlich brauche.

Spracheingabe: Wispr Flow

Das ist das Tool, das verändert hat, wie ich Content erstelle oder mit meinem PC interagiere. Wispr Flow ist ein KI-gestütztes Voice-to-Text-Tool, das in jeder App auf deinem Mac, Windows oder iPhone funktioniert. Du drückst eine Taste, fängst an zu sprechen, und es transkribiert deine Sprache in sauberen, formatierten Text – entfernt automatisch Füllwörter, korrigiert die Grammatik und passt sogar den Tonfall an die App an, in der du dich befindest.

Ich nutze es überall: beim Verfassen von E-Mails, beim Schreiben von Nachrichten und Prompts, beim Erstellen erster Blogpost-Entwürfe und vielem mehr. Der Geschwindigkeitsunterschied ist real – Sprechen ist etwa 4x schneller als Tippen und fühlt sich meist natürlicher an, und durch die KI-Bearbeitung von Wispr Flow ist das Ergebnis in der Regel mit minimaler Nacharbeit versandfertig.

Was mir besonders gefällt, ist das Kontextbewusstsein. Wenn ich in Teams diktiere, bleibt der Ton locker. Wenn ich eine E-Mail schreibe, ist er professioneller. Und es funktioniert nahtlos auf Deutsch und Englisch, was für mich essenziell ist, da ich ständig zwischen beiden wechsle.

Die Funktion des persönlichen Wörterbuchs lernt deinen Wortschatz mit der Zeit. Es kennt inzwischen Fachbegriffe wie „Intune”, „Entra ID” und „Conditional Access”, ohne dass ich sie buchstabieren muss. Ein weiteres nettes Feature: Es kann Wörter ersetzen. Wenn ich zum Beispiel „auf meiner Webseite” sage, ersetzt es das durch jannikreinhard.com.

Coding: VS Code + Claude Code CLI (und Codex für Challenges)

Mein Entwicklungs-Setup ist VS Code mit Claude Code über die CLI. Nicht die VS-Code-Erweiterung – die CLI direkt in meinem Terminal.

Warum die CLI statt der Erweiterung? Zwei Gründe. Erstens entwickelt sich die Erweiterung noch weiter, und ich habe festgestellt, dass sie manchmal fehleranfällig sein kann. Die CLI ist stabiler. Zweitens passt der tastaturgesteuerte Workflow zu meiner Arbeitsweise. Doppel-ESC, um jede vorherige Nachricht zu bearbeiten, sofortiges Zurückspulen des Kontexts und ein geringer Ressourcenverbrauch im Vergleich zum Betrieb einer weiteren Erweiterung in VS Code.

Mein typischer Workflow: Ich öffne VS Code für den Editor und die Dateinavigation und führe dann cc (ich habe einen Alias für claude –dangerously-skip-permissions angelegt) im integrierten Terminal aus. Ich beschreibe, was ich brauche – einen neuen API-Endpunkt, eine Graph-API-Integration, ein PowerShell-Automatisierungsskript – und Claude schreibt den Code, zeigt mir den Diff, und ich prüfe und akzeptiere ihn. Bei komplexen Aufgaben bewältigt Claude Code Änderungen über mehrere Dateien hinweg in ganzen Codebasen, für die ich manuell Stunden / Wochen bräuchte.

Ich nutze außerdem OpenAIs Codex als Zweitmeinung und Challenge-Tool. Wenn Claude Code eine Lösung generiert, lasse ich dieselbe Aufgabe manchmal durch Codex laufen, um Ansätze zu vergleichen oder es prüfen zu lassen, was Claude gemacht hat. Es ist, als hätte man zwei Senior-Entwickler mit unterschiedlichen Perspektiven. Der Wettbewerb zwischen den beiden hält die Qualität hoch – wenn ein Tool etwas übersieht, fängt das andere es oft auf.

Link-Management: Raindrop.io

Jeder Wissensarbeiter hat dasselbe Problem: Du findest etwas Nützliches im Web oder auf LinkedIn, setzt ein Lesezeichen und findest es nie wieder. Edge-Lesezeichen sind ein Friedhof.

Raindrop.io hat mein gesamtes Lesezeichen-System ersetzt. Es ist ein Lesezeichen-Manager, der deine gespeicherten Links als durchsuchbare Datenbank behandelt statt als Ordnerbaum. Ich speichere Artikel, Dokumentationsseiten, GitHub-Repos, Tools und Referenzmaterial in thematischen Sammlungen – „Azure AI”, „Intune Scripts”, „Conference Talks”, „Content Ideas”.

Die Volltextsuche ist das, was es wirklich nützlich macht. Raindrop cached den Inhalt jeder Seite, die du speicherst, sodass du nicht nur Titel und URLs, sondern den tatsächlichen Inhalt durchsuchen kannst. Wenn ich mich vage daran erinnere, vor sechs Monaten etwas über einen bestimmten Graph-API-Endpunkt gelesen zu haben, finde ich es in Sekunden.

Ich nutze die Browser-Erweiterung, um mit einem Klick zu speichern, Tags hinzuzufügen und weiterzumachen. Mit der mobilen App kann ich Dinge speichern, die ich beim Scrollen auf meinem Handy finde. Und die dauerhafte Bibliothek des Pro-Plans bedeutet, dass ich selbst dann noch Zugriff auf eine Seite habe, wenn sie offline geht.

Passwort-Management: Bitwarden

Keine Tool-Zusammenstellung ist vollständig ohne einen Passwort-Manager, und meiner ist Bitwarden. Open Source, plattformübergreifend und unkompliziert, wenn du diesen Weg gehen möchtest.

Ich habe mich aus mehreren Gründen für Bitwarden gegenüber Alternativen entschieden: Es funktioniert auf jeder Plattform und in jedem Browser, den ich nutze, das Autofill ist zuverlässig, und ich vertraue dem Open-Source-Modell. Es funktioniert nach wie vor; ich habe viele verschiedene Lösungen ausprobiert, aber für mich ist das die beste.

KI-Assistent: Claude Desktop

Für alles, was in keine bestimmte Kategorie passt – Brainstorming, Recherche, Schreibunterstützung, Datenanalyse, schnelle Fragen, Beratung – ist Claude Desktop meine erste Wahl.

Ich nutze es als meinen täglichen Mitarbeiter. Muss ein Abstract entworfen werden? Claude. Eine komplexe JSON-Antwort von einer API analysieren? Claude. Ein technisches Dokument von Englisch nach Deutsch übersetzen und dabei die Fachterminologie korrekt halten? Claude. Einen Blogpost-Entwurf prüfen und Verbesserungen vorschlagen? Claude.

Was die Desktop-App besonders nützlich macht, ist, dass sie immer da ist. Es ist kein Browser-Tab, den ich erst suchen muss – es ist eine App, die ich per Tastenkürzel aufrufen kann. In Kombination mit Wispr Flow für die Spracheingabe kann ich buchstäblich mit Claude sprechen, während ich durch mein Büro laufe, und bekomme ausgefeilte, durchdachte Antworten zurück.

Ich kann die Option-Taste doppelt antippen, und eine Quick-Bar öffnet sich. Es ist so einfach und unkompliziert.

Die Kombination aus Claude Desktop fürs Denken und Claude Code fürs Bauen ist mächtig. Oft beginne ich damit, Ideen in Claude Desktop zu besprechen, und wechsle dann zu Claude Code, um sie umzusetzen.

Außerdem ist Claudes Co-Work-Feature noch einmal ein ganz anderes Level, um meine Aufgaben zu delegieren.

Gesundheit & Erholung: WHOOP

Dieses Tool mag in einem Beitrag über Tech-Tools fehl am Platz wirken, aber es ist für meine Produktivität essenziell geworden.

Das WHOOP-Band trackt Schlaf, Erholung und Belastung rund um die Uhr. Jeden Morgen gibt es mir einen Recovery-Score, der mir sagt, wie bereit mein Körper für den bevorstehenden Tag ist. Wenn meine Erholung niedrig ist, weiß ich, dass ich mit leichterer Arbeit starten sollte – Reviews, E-Mails, Planung. Wenn sie hoch ist, gehe ich komplexe Coding-Sessions, intensives Schreiben oder die Vorbereitung von Konferenzvorträgen an.

Die Daten über die Zeit hinweg waren augenöffnend. Ich kann genau sehen, wie sich nächtliche Coding-Sessions am nächsten Tag auf meine Erholung auswirken, wie Reisen meine Schlafqualität beeinflussen und welche Gewohnheiten meine Leistung tatsächlich verbessern. Es hat Gesundheit von etwas, über das ich nur vage nachgedacht habe, zu etwas gemacht, das ich mit echten Daten optimieren kann.

Wenn ich zum Beispiel merke, dass ich mich tagsüber nicht genug körperlich bewegt habe, hole ich mein Walking Pad heraus und laufe während meiner Coding-Session. Das hilft mir, mein Schrittziel zu erreichen, und bringt zudem mehr Blut in meinen Kopf. Es ist ein echter Game Changer.

Für jeden, der in einer Hochleistungs-Wissensarbeit tätig ist, ist es genauso wichtig, die Kapazität des eigenen Körpers zu verstehen, wie die richtigen Software-Tools zu haben.

Wie alles zusammenpasst

Die wahre Stärke liegt nicht in einem einzelnen Tool – sondern darin, wie sie zusammenspielen:

Mein Tag beginnt damit, dass WHOOP mir sagt, wie erholt ich bin, was beeinflusst, wie ich meinen Tag in Akiflow plane. Aufgaben kommen aus Teams, E-Mail, Notion herein – und landen alle in Akiflows Inbox. Langfristige Projekte und Dokumentation leben in Notion. Wenn ich Content erstelle, lässt mich Wispr Flow meine ersten Entwürfe mit 4-facher Tippgeschwindigkeit einsprechen. Entwicklung passiert in VS Code + Claude Code CLI, mit Codex als Herausforderer. Claude Desktop übernimmt alles andere und dazwischen – Recherche, Brainstorming, Analyse. Interessante Links und Ressourcen werden in Raindrop.io für die spätere Nutzung gespeichert. Und Bitwarden hält alles sicher.

Kein einzelnes Tool ist perfekt. Aber die Kombination dieser acht Tools deckt meinen gesamten Workflow ab – vom Gesundheits-Tracking über das Aufgabenmanagement bis hin zum Coding und zur Content-Erstellung. Jedes Tool macht eine Sache gut und hält sich bei allem anderen heraus.

Für den Rest versuche ich, alle Out-of-the-Box-Tools von Microsoft und Apple zu nutzen. Ich habe außerdem viele Tools wie ChatGPT und Gemini sowie meine Apple Watch aussortiert, weil sie zu sehr ablenken und die App nicht gut ist, und vieles mehr.

Ich bin ein großer Fan davon, die Dinge einfach zu halten. Das beste Produktivitätssystem ist das, das du tatsächlich nutzt. Das sind die Tools, die ich jeden einzelnen Tag öffne, nicht die, die eine Woche lang cool aussahen und dann liegen geblieben sind. Probier sie aus, passe sie an und baue deinen eigenen Stack, der zu deiner Arbeitsweise passt.

Wenn du mehr über mein Tech-Setup erfahren möchtest, sag mir Bescheid, dann verfasse ich gerne auch einen Blogbeitrag dazu. Wenn du tiefer eintauchen möchtest, wie ich über Tools für KI-Workflows denke, gefällt dir vielleicht auch CLI Tools vs MCP: Better AI Agents With Less Context.